Năng suất Cá nhân và Quản lý Cuộc họp Khóa Học Đào Tạo

Hiểu về Bản thân và Người khác

• Hiểu rằng khi chúng ta yêu cầu người khác tham gia cuộc họp, chúng ta đang áp đặt danh sách ưu tiên của mình lên họ
• Điều gì khiến chúng ta hành xử như vậy?
• Chúng ta có nhận thức được hành vi của mình ảnh hưởng đến người khác như thế nào không: họ có luôn phản hồi theo cách chúng ta muốn và theo cách đúng đắn không? Nếu không, tại sao…?

Quy trình Quản lý Cuộc họp

• Tại sao cuộc họp là cần thiết; có những giải pháp thay thế nào; liệu có giải pháp nào tốt hơn không?
• Quy trình triệu tập, quản lý và chuẩn bị cho cuộc họp:
  • Đưa ra chương trình nghị sự có ý nghĩa bao gồm mục tiêu của cuộc họp, các chủ đề cần thảo luận và thời lượng dự kiến
  • Mời đúng những người cần thiết – và không thêm ai khác
  • Quản lý cuộc họp: chỉ cho phép các đóng góp liên quan (nhưng cần cẩn thận phân biệt giữa liên quan và không liên quan); tuân thủ chương trình nghị sự; tuân thủ thời gian
  • Tạo ra kết quả: không nhất thiết phải là biên bản chi tiết nhưng ít nhất phải có các hành động cần thực hiện
  • Xếp lịch các cuộc họp theo dõi

Tham gia Cuộc họp

• Tôi có cần tham gia tất cả các cuộc họp mà tôi được mời không?
• Tôi làm thế nào để quyết định có nên (hay không nên) tham gia cuộc họp?
• Tôi có những lý do chính đáng nào để từ chối tham gia không?
• Tôi được phép làm gì khác trong cuộc họp liên quan đến người tham gia, chủ đề đang thảo luận và thời gian?

Các vấn đề khác về Năng suất Cá nhân và Quản lý Thời gian

• Thiết lập mục tiêu – cá nhân và chuyên nghiệp – và cam kết với chúng
• Ưu tiên công việc
  • Tôi quyết định điều gì cần phải làm như thế nào?
  • Tôi ưu tiên các hoạt động này như thế nào?
• Thời gian do nhân viên áp đặt: nhân viên và đồng nghiệp của tôi đang làm việc cho tôi hay tôi đang làm việc cho họ…?
• Kẻ trộm thời gian: điều gì khác đang lấy đi thời gian của tôi và tôi có thể làm gì để giải quyết vấn đề này?
  • Email
  • Gọi điện
  • Gián đoạn không kế hoạch
  • Hoạt động chiếm chỗ: trì hoãn...
  • Các yếu tố khác…
• Phân công hiệu quả
• Sự quyết đoán: tìm kiếm sự thỏa hiệp; học cách nói 'không' một cách hiệu quả